Akomodasi Perhotelan

 PORTER SERVICE

Penanganan Barang Tamu Individu Tiba

1.     Mengeluarkan Barang Bawaan Tamu (Unloading luggage)

a.       Doorman

1)      Menyambut dan memberikan salam pada tamu

Doorman harus menyambut dan memberikan salam pada tamu. Hal ini dilakukan untuk memberikan kesan ramah dan agar tamu merasa tersanjung.

2)      Membukakan dan Menutupkan Pintu Kendaraan

Saat tamu tiba dengan mobil atau taxi, pastikan agar kendaraan benar-benar berhenti sebelum pintu kendaraan dibuka.  Bantu tamu untuk keluar dari kendaraan dengan membukakan pintu kendaraan.  Beri bantuan extra bagi tamu orang tua, anak-anak, wanita hamil dan tamu yang cacat atau tamu yang menggunakan tongkat.  Panggil petugas bellboy bila tamu membawa barang bawaan.  Tutup kembali pintu kendaraan dengan hati-hati dan jangan dibanting.

b.    Bellboy

1)      Mengeluarkan Barang Bawaan Tamu

Petugas bellboy segera mengeluarkan barang bawaan tamu (bila ada) keluarkan dengan hati-hati dan hindari benturan agar tidak terjadi kerusakan pada barang bawaan tamu.

2)      Menempatkan Barang

Tempatkan barang pada tempat yang aman di area Main Entrance dan minta tamu untuk memeriksa barang bawaannya.

Jika barang bawaan tamu sebelumnya telah rusak, beritahu tamu dengan sopan akan hal tersebut. Hindari agar hotel tidak bertanggung jawab atas kerusakan tersebut.  Pastikan agar tidak ada lagi barang yang tertinggal didalam kendaraan atau bagasi kendaraan.

Kemudian bawa barang ke lobby. Bila barang bawaan tamu cukup banyak, maka gunakanlah kereta barang.  Bila pintu Main Entrance tidak dapat terbuka secara otomatis, maka bukakan pintu dan persilahkan tamu masuk terlebih dahulu.

2.     Rooming guest (Installing guest)

a.     Memasuki Lobby

1)      Bellboy Mempersilahkan Tamu Untuk Mendaftar

2)      Menempatkan Barang Bawaan Tamu Selama Tamu Mendaftar

Bila hotel menggunakan Kartu Gantung Tanda Barang (Luggage Tag) maka siapkan Luggage Tag dan isilah informasi tamu pada kartu tersebut kemudian gantungkan pada setiap barang bawaan tamu.

Tempatkan barang bawaan tamu dekat disamping tamu namun jangan sampai menimbulkan kecelakaan kecil karena barang bawaan terlalu dekat dengan kaki tamu atau tamu lain salah mengambil barang.

3)      Menunggu Tamu Selama Mendaftar

Selama tamu mendaftar. Bellboy harus menunggu pada tempat yang telah ditentukan dan biasa dilakukan di hotel. Tempat berdirinya bellboy biasanya dekat dengan pintu masuk atau di depan elevator.

Berikan perhatian dan bantuan extra pada tamu orang tua, wanita hamil, orang cacat dan anak-anak selama proses pendaftaran. Bila petugas penerima tamu sedang melakukan proses pendaftaran bagi sejumlah tamu, maka bellboy dapat memberikan saran pada tamu yang masih lama menunggu untuk dipersilahkan duduk di lobby sampai pada gilirannya.

4)      Menerima Kartu Tamu

Biasanya petugas penerima tamu akan meminta bellboy untuk mengantar tamu ke kamar. Bila hotel menggunakan kartu tamu bellboy harus dengan cepat membaca nomor kamar dan nama tamu yang tertera pada kartu tamu. Jangan lupa segera tulis nama tamu dan nomor kamar pada kartu gantung tanda barang (luggage tag)

5)      Menerima Kunci Kamar

Saat menerima kunci kamar tamu, jangan lupa periksa kembali nomor yang tertera pada kunci kamar. Terkadang kunci kamar salah karena salah menempatkan pada rak kunci.

6)      Memberi Cap Untuk Bellboy Errand Card

Sebelum mengantar tamu ke kamar, maka bellboy akan menerima Kartu Pengantaran Barang (Bellboy Errand Card) yang sudah distempel atau dicap tanggal dan waktu oleh Bell Captain. Dibeberapa hotel akan dikenakan biaya utnuk mengeluarkan kartu ini. Kartu tersebut digunakan untuk mencatat semua informasi tentang barang bawaan tamu.

b.    Memasuki Lift/ Elevator

Biasanya hotel dengan beberapa lantai memiliki fasilitas Lift atau Elevator terutama pada hotel-hotel yang memiliki jumlah lantai lebih dari 3 lantai.

1)      Petugas Lift akan memberi salam pada tamu

2)      Menanyakan Nomor Kamar

3)      Mempersilahkan tamu masuk terlebih dahulu

4)      Petugas Lift dan Bellboy memasuki lift

5)      Persilahkan tamu untuk keluar terlebih dahulu bila telah sampai pada lantai dimana kamar tamu berada.

c.     Mengarahkan tamu menuju kamar

1)      Memberi petunjuk arah ke kamar tamu

2)      Mengetuk pintu kamar

d.    Memasuki Kamar

1)      Nyalakan lampu masuk di kamar

2)      Persilahkan tamu masuk terlebih dahulu

3)      Meletakkan barang di kamar

a)      Pada Rak Barang

b)      Pada Rak Lipat Barang

c)      Di dalam Lemari

4)      Jelaskan Fasilitas Kamar

a)      Fasilitas kamar

b)      Telephone

c)      Radio

d)     Television

e)      Air-conditioning

f)       Kamar Mandi

g)      Balkon

5)      Letakkan Kartu Tamu dan Kunci Kamar di meja tamu

6)      Tinggalkan Tamu dan ucapkan selamat beristirahat

3.     Keamanan

Sistem Keamanan di hotel sangat penting bagi hotel dan tamu hotel

a.     Mengamati

1)      Tamu tanpa barang bawaan

2)      Jumlah tamu yang tinggal di dalam kamar dan tidak sesuai dengan yang tertera pada Kartu Pendaftaran.

b.    Memberikan Informasi

Laporkan bila ada seseorang yang mencurigakan atau dapat membuat masalah di hotel

4.     Pencatatan

a.     Melengkapai Catatan-catatan

1)      Bellboy Errand Card

2)      Bellboy Control Sheet

3)      Errand Control Sheet (Service Calls)

Penanganan Barang Tamu Rombongan Tiba

1.     Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan

a.       Persiapan Selama Kedatangan Barang Tamu Rombongan

1)      Group Information

Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu rombongan

2)      Daftar Tamu (Rooming List)

Daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba. Daftar ini diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan pra-registrasi dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu rombongan. Rooming list juga digunakan oleh hotel untuk mengganti kartu registrasi tamu-tamu rombongan.

b.      Menerima Barang Tamu Rombongan

1)      Memeriksa Ulang Rooming List

Bell Captain akan memeriksa rooming list dan mencocokkan kembali dengan rooming list yang ada pada petugas penerima tamu.

2)      Mengeluarkan Muatan Barang

Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu

3)      Menempatkan Barang

Barang ditempatkan di Main Entrance dan dikelompokkan menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung.

4)      Menghitung Barang Tamu Rombongan

Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang.

5)      Menginformasikan Jumlah dan Kondisi Barang

Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan pada Pimpinan Rombongan (Tour Leader) secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa oleh Tour Leader kemudian dicatat pada Rooming List sesuai dengan nomor kamar masing-masing   anggota tamu rombongan.

6)      Menggantungkan Luggage Tag pada Barang

Beberapa hotel menggunakan Gantungan Tanda Barang (Luggage Tag) dan setiap barang harus diberi Luggage Tag yang telah ditulis nomor kamarnya. Dibeberapa hotel menggunakan kapur atau kapur berwarna untuk menulis nomor kamar pada masing-masing barang bawaan tamu.

2.     Men-Sortir Barang Tamu Rombongan (Sorting)

Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur Pensortiran dilakukan dengan cara:

a.       Berdasarkan Lokasi

Tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, Garden Wing, Beach Wing dsb.

b.      Berdasarkan Lantai

Setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst.

c.       Berdasarkan Nomor Kamar

Kemudian kegiatan sortir selanjutnya ialah barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 106,107, 209,210, 307, 308, dst

3.     Pengantaran (Delivery)

a.       Sistem Pengantaran

1)      Berdasarkan Lokasi

2)      Berdasarkan Lantai

3)      Berdasarkan Nomor Kamar

b.      Penggunaan Peralatan

1)      Kereta barang (Luggage Cart (Trolley) = Hand luggage cart.)

2)      Kereta barang listrik (Electric Luggage Cart)

4.     Pencatatan

a.       Rooming list

Informasi yang harus dicatat pada Rooming List

1)      Jumlah dari tiap-tiap barang untuk masing-masing Nomor Kamar

Contoh. Room 312 has 3 pieces, 314 has 2 pieces, etc.

2)      Jumlah seluruh barang anggota tamu rombongan

Contoh. “AFTA” has 31 pieces.

3)      Uraian dari seluruh jenis barang tamu rombongan

Contoh. 31 pieces: 13 suite cases, 4 Val packs, 7 vanity cases, 2 hand bags, 1 golf bag and 4 brief cashier.

b.      Bellboy Errand Card

Pencatatan pada Bellbot Errand Card untuk penanganan barang tamu rombongan dilakukan sama seperti dalam penanganan tamu individu.

1)      Jumlah barang untuk tiap-tiap kamar

2)      Jumlah seluruh barang bawaan tamu rombongan

Alat dan bahan yang digunakan untuk menangani tamu tiba sampai penyelesaian administrasi

1.        Trolley
    Trolley menurut cara pengoperasiannya terbagi 2 yakni :

A.      manual trolley
adalah trolley yang dioperasikan dengan tenaga manusia

B.      Electric trolley
digunakan oleh tenaga mesin , biasanya digunakan olh hotel yang memiliki jara yang cukup jauh antara 1 kamar

                  Trolley menurut kapasitasnya juga dibedakan menjadi 2 yakni :

A.      Small trolley
memiliki 2 roda dengan kendali berada di tangan petugas

B.      Big Trolley

Memiliki empat roda atau lebih dimana dua roda diantaranya sebagai pengendali.

2.       Formulir atau kartu yang diperlukan

A.      Expected Arrival List
Untuk mengetahui dan dapat menetukan tamu yang segera akan tiba apakah individu atau kelompok

B.      Rooming List

Untuk mengetahui Informasi kamar yang sudah dipesan agar dapat memperkirakan alur kerja yang akan dilakukan.

C.      Luggage tag ( arrival dan departure beggage claim )

Kartu ini terdiri dari dua bagian atas dan bawah . bagian atas digantungkan pada barang bawaan tamu sedangkan bagian bawah diberikan kepada tamu sebagai bukti kepemilikan barang tersebut

D.      Bellboy / Bellman errand Card
Formulir yang digunakan oleh bellboy/man untuk mencatat segala aktivitas yang berhubungan dengan penanganan barang bawaan tamu sejak tamu tiba.

E.       Group Errand Card

Kartu ini digunakan khusus untuk penanganan barang bawaan tamu rombongan / group

F.       Bellboy/Man Control Sheet

Kartu atau formulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama menangani barang bawaan tamu saat tiba , pindah kamar , dan saat meninggalkan hotel

G.     Errand Control sheet

Kartu atau formulir yang digunakan bell captain untuk mengawasi seluruh kegiatan bellboy saat atau selama bertugas

H.      Guest Card

Formulir yang diisi oleh tamu tentang keterangan pribadi dan data selama tamu menginap

I.        Registration Card
Formulir yang diisi oleh tamu dalam proses pendaftaran yang berisikan data tamu dan lama tamu menginap dan disimpan oleh FO staff

J.        Meal Coupon
Kartu yang digunakan oleh tamu agar bisa mendapatkan breakfast saat pagi hari.

K.      Cash receipt
kartu yang digunakan sebagai bukti pembayaran tamu.

PROSEDUR KESELAMATAN, KESEHATAN, DAN KECELAKAAN KERJA

A. Pengertian Keamanan, Kesehatan, dan Keselamatan Kerja

1. Keamanan Kerja

Keamanan kerja adalah unsur-unsur penunjang yang mendukung terciptanya suasana kerja yang aman, baik berupa materil maupun nonmateril.

a.  Unsur-unsur penunjang keamanan yang bersifat material diantaranya sbb:

1)  Baju kerja

2)  Helm

3)  Kaca mata

4)  Sarung tangan

5)  Sepatu, dll

b.  Unsur-unsur penunjang keamanan yang bersifat nonmaterial adalah sbb:

1)  Buku petunjuk penggunaan alat.

2)  Rambu-rambu dan isyarat bahaya.

3)  Himbauan-himbauan.

4)  Petugas keamanan.

Selain unsur –unsur penu njang lingkungan kerja harus aman. Syarat-syarat lingkungan kerja yang aman adalah sebagai berikut:

w       Adanya pembagian tuga dan tanggung jawab serta wewenang yang jelas.

w       Adanya peraturan kerja yang fleksibel.

w       Adanya penghargaan atas hak dan kewajiban pekerja selalu diberikan.

w       Adanya ruangan kerja yang memenuhi standar SSLK (syarat-syarat lingkungan kerja). Adapun syaratnya sebagai brikut:

§  Tempat kerja steril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin, dan peralatan, bising, dll

§  Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik

§  Lampu penerangan cukup memadai

§  Ventilasi dan sirkulasi udara yang seimbang

§  Adanya aturan kerja atau aturan keperilakuan

w       Adanya prosedur kerja sesuai dengan aturan SOP (standard operating procedure)

2. Kesehatan Kerja

Kesehatan kerja merupakan suatu upaya untuk menjaga kesehatan pekerja dan mencegah pencemaran di sekitar tempat tinggalnya (masyarakat dan lingkungan kerja). Berikut akan dijelaskan beberapa unsur penting penunjang kesehatan rohani, jasmani, dan di lingkungan tempat tinggal.

a.  Unsur-unsur penunjang kesehatan jasmani di tempat kerja adalah sebagai berikut:

1)  Adanya makanan dan minuman yang bergizi.

2)  Adanya sarana dan peralatan olah raga.

3)  Adanya waktu istirahat.

4)  Adanya asuransi kesehatan bagi karyawan.

5)  Adanya sarana kesehatan atau kotak P3K.

6)  Adanya buku panduan mengenai K3.

7)  Adanya transportasi untuk kesehatan (mobil ambulance).

b.  Unsur-unsur penunjang kesehatan rohani di tempat kerja adalah sebagai berikut:

1)  Adanya sarana dan prasarana ibadah.

2)  Penyuluhan kerohanian rutin.

3)  Adanya tabloid atau majalah tentang kerohanian.

4)  Adanya tata laku di tempat kerja.

5)  Adanya kantin dan tempat istirahat yang terkonsentrasi.

c.  Unsur-unsur penunjang kesehatan lingkungan kerja di tempat kerja adalah sebagai berikut:

1)  Adanya sarana prasarana dan peralatan kebersihan, kesehatan, dan ketertiban.

2)  Adanya tempat sampah yang memadai.

3)  Adanya WC (water closed) yang memadai.

4)  Adanya air yang memenuhi kebutuhan.

5)  Ventilasi udara yang cukup.

6)  Masuknya sinar matahari ke ruang kerja.

7)  Adanya lingkungan alami.

8)  Adanya kipas angin atau AC

9)  Adanya jadwal piket kebersihan.

10)Adanya pekerja kebersihan.

3. Keselamatan Kerja

Keselamatan kerja merupakan upaya agar pekerja selamat di tempat kerjanya sehingga terhindar dari kecelakaan. Termasuk juga untuk menyelamatkan peralatan serta hasil produksi.

Unsur-unsur penunjang keselamatan kerja adalah sbb:

a.  Adanya unsur-unsur keamanan dan kesehatan kerja yang telah dijelaskan di atas

b.  Adanya kesadaran dalam menjaga keamanan dan kesehatan kerja.

c.  Teliti dalam bekerja.

d.  Melaksanakan prosedur kerja dengan memperhatikan keamanan dan kesehatan kerja.

B. Tujuan Keamanan, Kesehatan, dan Keselamatan Kerja

Tujuan adanya keamanan dan kesehatan kerja adalah untuk tercapainya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan setelah bekerja, imbas dari karyawan yang selamat adalah suatu tujuan keuntungan bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri.

1. Tujuan K3 untuk Perusahaan adalah sebagai berikut:

a.  Meningkatkan kinerja dan omset perusahaan

b.  Mencegah terjadinya kerugian

c.  Memelihara sarana dan prasarana perusahaan

2. Tujuan K3 untuk Karyawan adalah sebagai berikut:

a.  Meningkatkan kesejahteraan rohani dan jasmani karyawan

b.  Meningkatkan penghasilan karyawan dan penduduk sekitarnya

c.  Untuk kinerja yang berkesinambungan

C. Prosedur Bekerja dengan Aman dan Tertib

Prosedur bekerja dengan aman dan tertib yang berlaku di setiap dunia usaha dunia industri biasanya telah dibuat dalam bentuk tata tertib dan aturan keperilakuan (code of conduct).

Secara umum tata tertib bekerja adalah sebagai berikut:

a.  Setiap karyawan wajib hadir dan pulang tepat pada waktu yang telah ditetapkan.

b.  Setiap karyawan wajib mengisi daftar absen atau menyerahkan kartu pada tempat yang telah ditetapkan baik pada waktu masuk atau pulang bekerja dan harus diisi atau diserahkan oleh karyawan sendiri, apabila tidak melakukannya yang bersangkutan dianggap mangkir dan upahnya tidak dibayar.

c.  Setiap karyawan wajib mengikuti dan memenuhi seluruh petunjuk atau instruksi yang diberikan oleh atasan atau pimpinan perusahaan yang berwenang memberikan istruksi atau petunjuk tersebut.

d.  Setiap karyawan wajib melaksanakan semua tugas dan kewajiban yang diberikan kepadanya oleh perusahaan.

e.  Setiap karyawan wajib menjaga dan memelihara dengan baik semua milik perusahaan dan agar segera melaporkan kepada pimpinan perusahaan apabila mengetahui ha;-hal yang dapat menimbulkan bahaya.

f.  Setiap karyawan wajib memlihara dan memegang teguh rahasia perusahaan terhadap siapa pun apa yang diketahuinya mengenai perusahaan.

g.  Setiap karyawan wajib melaporkan kepada pimpinan perusahaan apabila terdapat perubahan atas status, susunan keluarga, perubahan alamat, dsb.

h.  Setiap karyawan wajib memriksa semua alat-alat kerja, mesin-mesin , dsb sebelum memulai bekerja atau akan meninggalkan pekerjaan sehingga benar-benar tidak akan menimbulkan kerusakan/bahaya yang akan mengganggu.

i.  Setiap karyawan dilarang membawa/menggunakan barang/alat milik perusahaan keluar dari lingkungan perusahaan tanpa seizin pimpinan perusahaan yang berwenang.

j.  Setiap karyawan dilarang melakukan pekerjaan yang bukan tugasnya dan tidak diperkenankan memasuki ruangan lain yang bukan bagiannya kecuali atas perintah atau izin atasannya.

k.  Setiap karyawan dilarang menjual ataupun memperdagangkan barang-barang apapun yang tidak ada hubungannya dengan perusahaan.

l.  Setiap karyawan dilarang meminum-minuman keras, mabuk, menyimpan dan menyalahgunakan obat terlarang, melakukan perjudian, pertengkaran, maupun perkelahian.

m.  Setiap karyawan dilarang membawa senjata api, senjata tajam ke dalam lingkungan perusahaan.

n.  Setiap karyawan dilarang melakukan tidakan asusila.

D. Prosedur Pencegahan Agar Tujuan K3 Dapat Tercapai

Hal-hal yang perlu dilaksanakan menurut ILO (International Labour Organization) untuk menghindari dan menanggulangi kecelakaan ditempat kerja adalah sbb:

1.  Perbaikan Peraturan Perundang-Undangan

Memperbaiki peraturan perundang-undangan yang bermuatan hukum dan mengatur para pekerja, pengusaha, organisasi pekerja, organisasi pengusaha, dan pemerintah. Perbaikan secara menyeluruh dan kontinuitas dalam pembentukan/pembuatan undang-undang dan pengawasan oleh badan tertentu.

2.  Standarisasi

Perusahaan tersebut dalam berbagai aspek harus layak menurut penilaian baik standard nasional maupun internasional. Misalnya standar yang telah ditentukan oleh SII dan ISO (International Standarization Organization).

3.  Pengawasan

Ada kesinambungan di dalam pengawasan yang menyeluruh yang dilakukan oleh badan tertentu baik swasta maupun pemerintah terhadap pelaksanaan perundang-undangan oleh pengusaha. Pegawai pengawas tersebut adalah pegawai teknis yang berkeahlian khusus dari departmen tenaga kerja yang ditunjuk oleh mentri tenaga kerja. Dalam pengawasan tersebut hendaknya bersih dari sikap dan perilaku KKN.

4.  Riset Teknis

5.  Riset Medis

6.  Pendidikan

7.  Pelatihan

8.  Pengarahan

9.  Asuransi

10.Persuasi

11.Riset Psikologis

12.Riset Statistik